Tiga tanda software siap pakai sudah tidak pas lagi.

Optik 150K menjalankan jaringan optiknya yang sedang tumbuh di atas paket akuntansi ternama. Software-nya bagus. Tetapi bentuknya tidak cocok dengan bisnis mereka, dan tiga hal terus bermasalah.

Pertama, lensa. Setiap lensa adalah kombinasi sphere, cylinder, axis, dan add, dikali kiri dan kanan, dikali produk dasarnya. Setelah sebulan penuh mengetik, pemiliknya baru berhasil memasukkan kurang dari sepersepuluh.

Kedua, pembukuan. Pemegang saham di setiap cabang ingin pembukuan sendiri. Paket itu hanya bisa memberi satu chart of accounts (daftar akun yang menjadi dasar pembukuan), bukan satu per cabang.

Ketiga, kiriman harian dari hub. Setiap kiriman dicatat sebagai pembelian di satu back office dan penjualan di back office lain. Staf mulai pukul 8 pagi dan masih mencocokkan keduanya pukul 3 sore.

Semua itu bukan salah software-nya. Itu pertanda.

Software mulai tidak pas di tiga tempat.

Produk Anda tidak muat di formulirnya. Mendeskripsikan barang yang Anda jual berarti bergulat dengan formulir: ribuan varian yang nyaris sama, atau detail yang tidak punya kolom.

Struktur bisnis Anda tidak cocok dengan pembukuannya. Cabang dengan pemilik sendiri, hub, waralaba: kalau pembukuan yang diminta mitra Anda butuh spreadsheet tambahan, masalahnya ada di kecocokan, bukan di akuntan Anda.

Satu pekerjaan harian butuh dua sistem. Mengetik informasi yang sama dua kali adalah pekerjaan tambahan yang lahir dari software itu. Pekerjaan itu ikut tumbuh bersama bisnis Anda.

Custom bukan berarti mulai dari nol.

Urusan debit dan kredit sudah beres sejak lama. Custom berarti menjadikan dua atau tiga kebutuhan khas Anda sebagai inti sistem. Sisanya tetap biasa saja. Untuk Optik 150K:

• Lensa dimasukkan sebagai range. Sistem membuat sendiri setiap varian yang valid, sehingga pekerjaan mengetik berbulan-bulan menjadi sehari.
• Setiap outlet punya daftar akun sendiri, di atas daftar akun induk. Pemegang saham melihat cabangnya dengan jelas, dan grup tetap punya satu pembukuan.
• Mengirim stok ke toko cukup satu langkah. Toko meminta, hub mengirim, dan pembukuan terisi sendiri. Tidak ada lagi penjualan pura-pura antara dua back office.

Dari 3 outlet menjadi 10.

Setiap outlet masuk dengan pembukuannya sendiri. Pesanan harian di hub selesai sebelum makan siang, bukan pukul 3 sore. Menambah produk, yang dulu tertahan berbulan-bulan, kini selesai di hari yang sama.

Kerja sama ini dimulai sebagai satu proyek pembuatan sistem, lalu menjadi retainer bulanan. Artinya, sistemnya terus pas sementara bisnisnya terus berubah.

Kalau salah satu tanda tadi terasa seperti keseharian Anda, kami ingin melihat spreadsheet-nya. Biasanya spreadsheet itu sudah menjawab sebagian besar yang perlu kami tahu.